На главную Заработать Теория Практика

Обратная связь

Карта сайта

На главную

Администратор офиса

Люди  называются работниками умственного труда, когда  опираясь на свои теоретические знания и практические навыки, создают материальные и духовные ценности.  Обычно к таким работникам относят  квалифицированных  специалистов:  врачей,  ученых, программистов, специалистов по управлению персоналом, бухгалтеров, менеджеров, экономистов  и руководителей.


Есть  ряд особенностей, которые  отличают  работников умственного труда от людей, занятых другими видами деятельности. Часть  из них обусловлена  спецификой образования и профессиональной подготовки, другие связаны с характерными только для данного сегмента трудовых ресурсов нормами и ожиданиями. А в целом деятельность работников умственного труда можно охарактеризовать следующим образом: она редко бывает монотонной и обусловленной рядом четких, повторяющихся операций; выполняется в соответствии с профессиональными нормами и стандартами качества, а также с учетом правил и требований организации, причем иногда требования организации могут идти вразрез с профессиональными нормами;  направлена на решение текущих и стратегических задач организации, вытекающих из целей проектов или входящих в круг служебных обязанностей; обусловлена самомотивацией и предполагает внутреннее стремление к творческой деятельности; требует постоянного совершенствования знаний и навыков в профессиональной сфере; может контролироваться самим человеком; трудно поддается влиянию и контролю извне, частично в связи со спецификой работы, предполагающей наличие специальной квалификации, и частично из-за того, что ее результаты, как правило, невозможно измерить; во многих аспектах отличается неопределенностью и одновременно допускает несколько различных вариантов решения проблем.
Рассмотрим должность офис-менеджера.   Это работник, который  управляет  офисом.  Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия. Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса. Очень часто  на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства, оформление и учет офисных работников. Так же оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. Некоторые практикуют  работа с клиентами  и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.
Офис-менеджер  должен  обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации  и умение управлять коллективом , знание иностранного языка, пр.
Приведенная ниже инструкция даст исчерпывающую информацию о работе администратора офиса.
На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)
Администратор офиса должен знать:
1. Расположение офисных помещений.
2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3. Правила и методы организации работы офиса.
4. Сферу деятельности работников офиса.
5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
6. Стандарты делопроизводства.
7. Принципы организации снабжения офиса.
 Должностные обязанности администратора  офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
 
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

 

  заработать теория практика  
© babloid.ru. Все права защищены Rambler's Top100