На главную Заработать Теория Практика

Обратная связь

Карта сайта

На главную

Хозяйка офиса

Новая должность со старыми обязанностями. Многие работодатели так именуют человека, который должен обеспечивать работу в офисе. На нем лежит обязанность  по закупке канцтоваров, обеспечение уборки помещений и много другой попутной работы. Ну давайте рассмотрим конкретно, что же необходимо делать хозяйке офиса.


1.             Расчет потребности в необходимых товарах, закупка, учет расходования канцтоваров, расходных материалов и прочих товаров для офиса.
2.             Заказ рекламной продукции.
3.             Анализ потребности в оборудовании и его закупка.
4.             Организация ремонта оборудования (при необходимости).
5.             Закупка мебели.
6.             Заключение (перезаключение) договоров аренды, услуг связи (телефоны, Интернет).
7.             Организация подписки на периодические издания, получение и отправка почты.
 Периодически приходится заказывать  канцтовары  и рекламную  продукцию, что же касается закупки оборудования и мебели, то эту работу можно отнести к разряду разовых.
Прежде всего, хозяйка офиса должна составить свой собственный перечень канцтоваров и хозяйственных принадлежностей, необходимых для нормального функционирования работы офиса. В принципе, стандартный набор канцтоваров для небольшого офиса примерно одинаков, однако у каждой организации есть своя специфика.
Если офис новый, то  необходимо произвести разовые закупки.  Так как эти покупки делаются один раз, к ним стоит отнестись более серьезно: изучить различные предложения на рынке, выбрать наиболее подходящий вариант. При этом в расчет следует принимать такие критерии, как соотношение цены и качества, комплексность поставки (чем больше удастся закупить в одном месте, тем меньше времени будет потрачено на закупки), условия доставки (наличие, стоимость и сроки доставки).  Помимо этого,  для каждой конкретной организации могут иметь значение и другие факторы. Например, если компания быстро растущая, то стоит обратить внимание на возможность дополнительной закупки мебели той же партии.
После составления списков, важно точно рассчитать объем и периодичность закупок.  Здесь  может быть несколько подходов, в том или ином виде используемых в различных компаниях.
Первый  из них – «По ситуации»: канцтовары покупаются «на глазок», если секретарь видит, что что-то заканчивается. Никакой учет не ведется. Покупается и расходуется столько канцтоваров, сколько нужно.
Это самый простой подход,  используется он  обычно неопытными секретарями. Однако это не совсем надежный и к тому же это самый расточительный способ. Например, в одной компании в разгар подготовки к выставке закончился порошок в копире, а запасного картриджа не оказалось. И поскольку необходимо было срочно сделать большое количество копий, пришлось делать их платно в копировальном центре. И это при наличии собственного мощного копировального аппарата. Конечно, руководитель был крайне недоволен непредусмотрительностью секретаря.
Второй – «Сбор заявок». В этом случае потребность в канцтоварах определяется путем сбора заявок от персонала. Секретарь заранее собирает заявки от руководителей и сотрудников, формирует единый перечень, согласует его с руководством, после чего централизованно и единовременно делает закупки. Это более обоснованный и экономичный способ, он позволяет избежать непредвиденных ситуаций и ненужных трат. Стоит признать, что  данный  способ   напрямую зависит  от экономности и порядочности персонала.  Если компания маленькая, то, как правило, злоупотребления довольно редки, потому что все на виду.
 И третий подход, «Системный». Здесь тоже  используется система сбора заявок, но отличие его в том, что анализ производится с двух сторон.  С одной стороны, выясняются субъективные потребности сотрудников посредством предоставления заявок, с другой стороны, проводится постоянный учет и анализ фактически израсходованных канцтоваров. После чего эти данные совмещаются и выводятся нормативы расходования канцтоваров, которые и составляют основу системы закупок.

 

  заработать теория практика  
© babloid.ru. Все права защищены Rambler's Top100